POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES
APARTHOTEL BACHLEDZKI WIERCH & SPA

Dotyczy strony internetowej https://aparthotelbachledzki.pl/ oraz silnika rezerwacyjnego https://aparthotelbachledzki.guestybookings.com/.

Niniejszy dokument wyjaśnia, w jakich sytuacjach i na jakich zasadach przetwarzamy dane osobowe osób przeglądających ofertę Aparthotelu Bachledzki Wierch & SPA, kontaktujących się z nami i dokonujących rezerwacji. Opisuje również zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii.

Polityka składa się z siedmiu części: (I) informacji wspólnych, (II) korzystania ze strony i silnika rezerwacyjnego, (III) newslettera, (IV) kontaktu, (V) rezerwacji, (VI) działań marketingowych i mediów społecznościowych oraz (VII) cookies.

CZĘŚĆ I. INFORMACJE OGÓLNE

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w związku z oferowaniem noclegów i realizacją rezerwacji jest:

GÓRSKA GRUPA HOTELOWA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Chyców Potok 26/P.II
34-500 Zakopane
KRS: 0001095970
NIP: 7361748232

W sprawach związanych z naszymi usługami możesz skontaktować się z nami:
E-mail: rezerwacja@gorskagrupa.pl
Telefon: +48 535 391 391
Adres korespondencyjny: ul. Chyców Potok 26/P.II, 34-500 Zakopane.

W sprawach ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z pełniącym obowiązki inspektora ochrony danych, Maciejem Bednarkiem, pod adresem: rodo@gorskagrupa.pl. Zgłoszenia dotyczące przetwarzania danych można także kierować do Administratora na adres: zgloszenia@gorskagrupa.pl.

2. Skąd pozyskujemy dane i jakie kategorie danych przetwarzamy?

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie: gdy przeglądasz ofertę, wysyłasz zapytanie, wypełniasz formularz, dokonujesz rezerwacji, dokonujesz płatności albo kontaktujesz się z nami przez dostępne kanały komunikacji. W związku z obsługą rezerwacji możemy również otrzymać informacje od osoby, która dokonała rezerwacji w Twoim imieniu, albo od dostawcy narzędzia rezerwacyjnego lub płatniczego.

Zakres danych zależy od rodzaju interakcji i może obejmować: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane rezerwacji i pobytu, dane potrzebne do wystawienia faktury, historię korespondencji, informacje o płatności oraz dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory przeglądarki, rodzaj urządzenia czy informacje o sposobie korzystania z serwisu. Nie wymagamy podawania danych wykraczających poza potrzeby określonego celu.

3. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania; możesz również skorzystać z prawa do przenoszenia danych, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu oraz wycofać zgodę, jeśli stanowi ona podstawę przetwarzania. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność wcześniejszych działań.

Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (https://uodo.gov.pl/). Wniosek dotyczący swoich praw prześlij na rodo@gorskagrupa.pl lub na adres korespondencyjny Administratora. Odpowiemy zasadniczo w ciągu miesiąca, a jeśli zgodnie z RODO konieczne będzie przedłużenie tego terminu, poinformujemy Cię o tym wraz z przyczyną.

4. Odbiorcy danych i zasady udostępniania

Dostęp do danych mogą uzyskać upoważnieni pracownicy i współpracownicy oraz dostawcy usług wspierających naszą działalność: informatycznych, hostingowych, rezerwacyjnych, płatniczych, komunikacyjnych, księgowych, prawnych i audytowych, w niezbędnym zakresie. Dane mogą być także ujawnione uprawnionym organom, gdy wymagają tego przepisy. Niektórzy operatorzy płatności lub usług zewnętrznych przetwarzają dane jako odrębni administratorzy, zgodnie z własnymi obowiązkami informacyjnymi.

5. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z amerykańskiej platformy rezerwacyjnej Guesty Inc. dane dotyczące rezerwacji są objęte procesami, w których może dochodzić do przetwarzania lub przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym do USA. Odpowiednie transfery odbywają się na podstawach przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności przy zastosowaniu standardowych klauzul umownych (SCC), opisanych także w dokumentacji przetwarzania danych Guesty, lub — gdy ma to zastosowanie — decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Informacje o zabezpieczeniach właściwych dla konkretnego transferu można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

6. Linki do innych usług i zmiany Polityki

Jeżeli przechodzisz do strony innego usługodawcy, przetwarzanie danych przez ten podmiot może podlegać jego odrębnej polityce prywatności. Dotyczy to również odrębnie zamawianych usług dodatkowych, np. wycieczek lub wyżywienia, jeżeli świadczy je niezależny podmiot. Możemy aktualizować niniejszą Politykę w związku ze zmianą prawa, usług albo stosowanych technologii; aktualna wersja będzie udostępniana w serwisie.

CZĘŚĆ II. PRZETWARZANIE DANYCH PODCZAS KORZYSTANIA ZE STRONY I SILNIKA REZERWACYJNEGO

1. Cele i podstawy prawne

Gdy korzystasz ze strony https://aparthotelbachledzki.pl/ lub silnika https://aparthotelbachledzki.guestybookings.com/, przetwarzamy dane techniczne niezbędne do wyświetlenia treści, działania formularzy, utrzymania sesji i zapewnienia bezpieczeństwa. Podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jest to niezbędne do wykonania usługi świadczonej na żądanie użytkownika, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie ochrony systemów i zapobiegania nadużyciom.

Jeżeli zostały aktywowane opcjonalne narzędzia statystyczne i marketingowe, przetwarzanie z nimi związane odbywa się na podstawie odpowiedniej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w zakresie, w jakim jest ona wymagana. Stosowanie nieobowiązkowych technologii cookies wymaga uprzedniej zgody w przypadkach określonych prawem. Samo korzystanie z procesu rezerwacji nie oznacza automatycznej zgody na cele analityczne i reklamowe.

2. Wykorzystywane narzędzia

W konfiguracji silnika rezerwacyjnego znajdują się identyfikatory integracji Google Analytics 4, Google Tag Manager i Meta Pixel. Google Analytics może służyć do tworzenia statystyk odwiedzin i interakcji. Google Tag Manager jest narzędziem służącym do zarządzania wdrożonymi znacznikami; samo umieszczenie identyfikatora kontenera nie określa jeszcze rodzaju wszystkich uruchamianych skryptów. Meta Pixel może służyć do pomiaru działań reklamowych i konwersji, jeżeli jest aktywny. Rzeczywisty zakres zbieranych danych zależy od konfiguracji i zgód użytkownika.

Dostawcami tych technologii mogą być odpowiednie podmioty należące do grup Google i Meta. Szczegóły przetwarzania przez te podmioty w zakresie, w jakim działają samodzielnie, wynikają również z ich własnych informacji o prywatności.

3. Okres przechowywania i odbiorcy

Dane serwera i informacje związane z bezpieczeństwem są przechowywane przez okres potrzebny do utrzymania bezpieczeństwa i wyjaśnienia ewentualnych incydentów, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów. Dane pozyskiwane przez narzędzia opcjonalne są przechowywane zgodnie z ich ustawieniami i okresem obowiązywania zgody, a pliki cookies według czasu ważności danej technologii.

Odbiorcami danych mogą być dostawcy hostingu, zabezpieczeń strony, Guesty oraz dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych, o ile odpowiednie integracje działają. Transfery poza EOG mogą następować na zasadach opisanych w części I.

CZĘŚĆ III. NEWSLETTER

1. Cel i podstawa

Jeżeli na stronie dostępny jest zapis do newslettera i dobrowolnie z niego skorzystasz, podany adres e-mail może być wykorzystywany do wysyłania informacji o naszej ofercie i promocjach. Podstawą przetwarzania na potrzeby newslettera jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a komunikacja marketingowa odbywa się z poszanowaniem właściwych wymogów dotyczących kontaktu elektronicznego.

2. Dobrowolność i okres przechowywania

Podanie adresu jest dobrowolne i nie jest warunkiem dokonania rezerwacji. Dane będą przetwarzane na potrzeby newslettera do czasu cofnięcia zgody, zakończenia usługi albo utraty aktualności celu, z zastrzeżeniem minimalnego okresu niezbędnego do wykazania faktu i zakresu udzielonej zgody lub obrony przed roszczeniami.

3. Odbiorcy, transfer i prawa

Dane mogą być powierzone dostawcy narzędzia do obsługi wysyłki oraz dostawcom infrastruktury informatycznej. Jeżeli wykorzystywany dostawca przetwarza dane poza EOG, stosowane są odpowiednie zabezpieczenia opisane w części I. Zgodę możesz wycofać, korzystając z mechanizmu rezygnacji wskazanego w wiadomościach lub kontaktując się z Administratorem. Pozostałe prawa opisano w części I.

CZĘŚĆ IV. KONTAKT TELEFONICZNY, E-MAIL I FORMULARZE

1. Cel, zakres i podstawy prawne

Gdy piszesz do nas, dzwonisz lub przesyłasz zapytanie za pośrednictwem formularza, przetwarzamy dane podane w wiadomości i dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi. W sprawach związanych z ofertą, zawarciem albo wykonaniem umowy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku pozostałej korespondencji podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań, dokumentowaniu ustaleń i dochodzeniu albo obronie roszczeń.

2. Okres przechowywania

Korespondencję przechowujemy przez czas niezbędny do zakończenia sprawy, a jeżeli jest związana z umową, reklamacją lub roszczeniem – przez okres wynikający z potrzeby realizacji umowy, obowiązków prawnych i właściwych terminów przedawnienia.

3. Odbiorcy i dobrowolność

Dane mogą być udostępniane podmiotom obsługującym pocztę elektroniczną, telefonię, formularze kontaktowe oraz innym dostawcom IT, a w uzasadnionych przypadkach doradcom prawnym. Podanie danych jest dobrowolne, lecz bez odpowiednich danych kontaktowych udzielenie odpowiedzi może być niemożliwe. Zasady transferów poza EOG i Twoje prawa określono w części I.

CZĘŚĆ V. PRZETWARZANIE DANYCH PODCZAS DOKONYWANIA REZERWACJI

1. Cel przetwarzania i kategorie danych

Gdy rezerwujesz pobyt, przetwarzamy dane potrzebne do identyfikacji osoby rezerwującej, sprawdzenia dostępności i ceny, zawarcia oraz wykonania umowy, obsługi płatności, wystawienia dokumentów sprzedażowych, kontaktu przed i podczas pobytu, rozpatrywania reklamacji oraz wykonania właściwych obowiązków prawnych, w tym związanych ze Standardami Ochrony Małoletnich w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów.

Zakres danych może obejmować: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane rezerwacji i pobytu, liczbę osób, dane do faktury, informacje o statusie i sposobie rozliczenia płatności oraz informacje przekazane przez Ciebie w związku ze szczególnymi potrzebami dotyczącymi pobytu. Dane instrumentu płatniczego mogą być przetwarzane przez właściwego operatora płatności na zasadach określonych przez ten podmiot.

2. Podstawy prawne

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy, przyjęcie rezerwacji i realizacja pobytu.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz innych mających zastosowanie przepisów, w tym dotyczących ochrony małoletnich, o ile wymagają przetwarzania określonych danych.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na rozpatrywaniu zgłoszeń i reklamacji, zapobieganiu nadużyciom oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń, w zakresie, w jakim podstawą nie jest wykonanie umowy lub obowiązek prawny.

3. Okres przechowywania

Dane rezerwacyjne przetwarzamy przez okres przygotowania i realizacji pobytu, a po jego zakończeniu przez czas niezbędny do rozliczeń, spełnienia obowiązków prawnych oraz przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dokumenty podatkowe i księgowe przechowujemy przez okresy wynikające z właściwych przepisów. Dane niemające dalszego uzasadnionego celu są usuwane lub anonimizowane.

4. Odbiorcy danych

Odbiorcami Twoich danych mogą być nasi zaufani podwykonawcy – dostawcy usług IT, a także inne podmioty, których działalność ma charakter pomocniczy względem naszej działalności, w szczególności banki i operatorzy płatności oraz podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, audytowe i konsultingowe. Odbiorcą danych jest również Guesty Inc., amerykański dostawca systemu rezerwacji online, oraz jego odpowiedni podwykonawcy w zakresie obsługi systemu.

Jeżeli korzystasz z możliwości zamówienia usług dodatkowych świadczonych przez inny podmiot, np. wycieczek lub wyżywienia, administratorem danych przetwarzanych na potrzeby tej odrębnej usługi może być właściwy usługodawca. Informacja o administratorze powinna być dostępna podczas składania zamówienia na daną usługę.

5. Dobrowolność danych

Podanie danych jest dobrowolne, lecz pola oznaczone jako obowiązkowe są wymagane do przyjęcia rezerwacji i wykonania umowy. Niepodanie tych danych może uniemożliwić dokończenie procesu rezerwacji. Podanie danych dodatkowych jest fakultatywne, o ile odrębny przepis nie stanowi inaczej.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Gdy dokonujesz u nas rezerwacji, Twoje dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, ponieważ dostawcą systemu rezerwacyjnego jest amerykańska spółka Guesty Inc. Instrumentem prawnym służącym zabezpieczeniu transferów objętych odpowiednimi ustaleniami z Guesty są standardowe klauzule umowne (SCC). W przypadkach, w których zastosowanie ma decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, może ona stanowić podstawę przekazania danych. Informacji o zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii udziela Administrator.

7. Prawa

Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych opisano w części I.

CZĘŚĆ VI. MARKETING ORAZ PROFILE W MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH

1. Przetwarzanie danych w kanałach społecznościowych

Jeżeli odwiedzasz nasze oficjalne profile, komentujesz publikacje, przesyłasz wiadomości lub reagujesz na treści w serwisach takich jak Facebook, Instagram lub innych używanych przez nas platformach, możemy przetwarzać informacje udostępnione nam w ramach tych interakcji. Służy to komunikacji, informowaniu o ofercie i prowadzeniu społeczności wokół obiektu.

2. Podstawy prawne i okres przechowywania

W zakresie prowadzenia profili i odpowiadania na publiczne interakcje podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes związany z komunikacją i promocją działalności). Jeżeli określone narzędzie wymaga zgody, przetwarzanie jest oparte na art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane pozostają przetwarzane przez czas potrzebny do realizacji tych celów, a aktywność na platformach społecznościowych podlega także zasadom retencji odpowiednich operatorów.

3. Inne podmioty i transfery

Operatorzy serwisów społecznościowych przetwarzają część danych we własnych celach i zgodnie z własnymi dokumentami. Informacje można znaleźć m.in. tutaj:
Facebook: https://www.facebook.com/privacy/policy/
Instagram: https://privacycenter.instagram.com/policy/

Jeżeli są wykorzystywane narzędzia Google albo Meta do pomiaru kampanii, mogą otrzymywać dane techniczne dotyczące aktywności w serwisie dopiero na zasadach wynikających z właściwych podstaw prawnych i konfiguracji zgód. Odpowiednie transfery poza EOG mogą następować przy zastosowaniu zabezpieczeń opisanych w części I.

4. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Systemy reklamowe mogą — jeżeli odpowiednie funkcje są aktywne i uzyskano wymagane zgody — analizować aktywność użytkowników i tworzyć grupy odbiorców reklam (profilowanie marketingowe). Automatyczne przekazanie potwierdzenia rezerwacji lub dopasowanie reklamy nie oznacza samo w sobie podjęcia decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Jeżeli w ramach świadczonych usług stosowane byłyby decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujące skutki prawne lub podobnie istotnie wpływające na użytkownika, Administrator przekaże informacje wymagane przez przepisy RODO.

CZĘŚĆ VII. PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE

1. Czym są cookies?

Cookies to niewielkie informacje zapisywane lub odczytywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony albo silnika rezerwacyjnego. Podobną rolę mogą pełnić inne technologie, np. pamięć lokalna przeglądarki. Mogą służyć utrzymaniu sesji, zapamiętaniu wyborów, zwiększeniu bezpieczeństwa, prowadzeniu statystyk lub mierzeniu skuteczności reklam.

2. Kategorie stosowanych technologii

• Niezbędne: technologie wymagane do działania strony, zabezpieczenia rezerwacji, prawidłowego wyświetlenia formularzy i utrzymania sesji. Ich wykorzystanie nie wymaga odrębnej zgody na dostęp do urządzenia w zakresie przewidzianym prawem.
• Funkcjonalne: technologie zapamiętujące opcjonalne preferencje. Jeżeli nie są niezbędne, ich stosowanie podlega wymogowi uzyskania zgody.
• Analityczne: technologie służące analizie korzystania z serwisu, np. poprzez Google Analytics 4, jeśli integracja jest aktywna. Gdy nie są niezbędne, wymagają uprzedniej zgody.
• Marketingowe: technologie służące pomiarowi skuteczności reklam, a ewentualnie również tworzeniu grup odbiorców, np. Meta Pixel, jeśli integracja jest aktywna. Wymagają uprzedniej zgody, jeśli przepisy nie przewidują wyjątku.

Google Tag Manager może zarządzać ładowaniem innych znaczników, lecz sam identyfikator kontenera nie oznacza, że wszystkie typy plików cookies są wykorzystywane.

3. Jakie informacje mogą być pozyskiwane?

W zależności od konkretnego narzędzia mogą to być identyfikatory cookies i sesji, podstawowe dane o urządzeniu i przeglądarce, przybliżone dane o źródle wizyty, interakcje ze stroną albo zdarzenia dotyczące procesu rezerwacji. Nie każdy plik cookies umożliwia bezpośrednie ustalenie tożsamości osoby; jednak identyfikatory online mogą stanowić dane osobowe, dlatego chronimy je zgodnie z odpowiednimi przepisami.

4. Czas przechowywania i szczegółowy wykaz

Pliki sesyjne zwykle wygasają po zakończeniu sesji, a trwałe po okresie określonym w ich parametrach lub po ręcznym usunięciu. Dokładne nazwy, dostawcy, cele i okresy ważności poszczególnych cookies zależą od faktycznie wdrożonych narzędzi. Szczegóły dotyczące poszczególnych plików cookies — w szczególności ich nazw, dostawców, funkcji i okresów działania — zależą od faktycznie aktywnych integracji. Informacje o konkretnych technologiach można uzyskać, kierując zapytanie do Administratora. Po udostępnieniu panelu szczegółowych preferencji informacje te będą dostępne także bezpośrednio w tym panelu.

5. Zarządzanie zgodami

Korzystanie z technologii opcjonalnych, takich jak analityczne lub marketingowe cookies, wymaga uprzedniej zgody, o ile nie występuje wyjątek przewidziany prawem. Gość ma prawo nie wyrazić zgody oraz ją wycofać. Zarządzanie cookies jest możliwe także w ustawieniach przeglądarki, ale wyłączenie technologii niezbędnych może ograniczyć działanie formularza rezerwacji. Odmowa stosowania cookies opcjonalnych nie powinna uniemożliwiać dokonania rezerwacji. W sprawach wyboru albo wycofania zgód można zwrócić się do Administratora; udostępnienie dodatkowego panelu zarządzania zgodami wymaga odpowiedniej konfiguracji serwisu.

6. Kontakt

Pytania dotyczące plików cookies i ochrony danych możesz kierować na rodo@gorskagrupa.pl lub rezerwacja@gorskagrupa.pl.